Effizienter Remote Betrieb – planen und umsetzen

Wie bereits Anfang der Woche in unserem Artikel zum Thema “Digitalisierung in Zeiten von Covid-19” beschrieben, stehen viele Unternehmen immer noch vor der Herausforderung Ihren Arbeitsbetrieb auch remote aufrecht zu erhalten bzw. überhaupt zu etablieren.
Mittlerweile sind viele Artikel erschienen, über Tools die man einsetzen sollte und diverse Top- und Favoriten Listen.

Der Ansturm auf Plattformen wie Teams, Zoom und Slack zeigt inwieweit selbst Plattformen von großen Unternehmen an Ihre Grenzen stoßen. In den letzten beiden Wochen verzeichnete Microsoft-Teams einen Zuwachs an Usern von 44% und Slack berichtete von bis zu 12 Millionen Usern die sich zeitgleich auf der Plattform tummelten.

Wie zu erwarten war, kamen beide Plattformen damit schnell an ihre Kapazitätsgrenzen und mussten reagieren. Bei Microsoft führte dies zum Beispiel zu einer Begrenzung des Zusammenwirkens aus Teams und OneNote, aber genau diese Tools sind es doch, die wir jetzt mehr denn je benötigen!?

Also wie jetzt agieren und welche Tools einsetzen, damit ein möglichst reibungsloser Betrieb aufgebaut und sichergestellt werden kann?

Die gute Nachricht ist, dass es eine schier unendliche Menge an Tools gibt, die für jeden Zweck zum Einsatz kommen können, die schlechte Nachricht ist, dass wohl überlegt sein will, welche Tools für welche Anwendungsfälle zum Einsatz kommen.

Insbesondere sollte hier auch immer die DSGVO im Blick behalten werden, denn viele Tools sind amerikanischen Ursprungs und haben damit ein anderes Verständnis von Umgang mit Daten.
Als Beispiel sei hier Zoom genannt, welches sich aktuell einer wachsenden Beliebtheit erfreut, allerdings dabei den Datenschutz nicht wirklich erst nimmt, wie man dieser Woche der Presse entnehmen konnte.

Darüber hinaus spielt natürlich auch der Zeitfaktor eine wesentliche Rolle.

  • Wie schnell lassen sich Tools implementieren?
  • Wie passen diese in derzeitige und zukünftige Arbeitsumgebungen?
  • Wie kann der Roll Out und sichere Betrieb für alle Mitarbeiter sichergestellt werden?

Egal wie hoch der zeitliche Druck derzeit ist, nehmen sie sich trotzdem Zeit eine saubere Bestands-/ und Anforderungsanalyse durchzuführen!

Aus vielen Projekten wissen wir, Sie werden im Anschluss wesentlich mehr Zeit und Ressourcen für Nachbesserung und Nachjustierung benötigen, wenn vorab keine saubere Analyse des tatsächlichen Bedarfs durchgeführt wurde.

Hardware
Das beginnt bereits mit den Anforderungen an die einzusetzende Hardware.
Sind Ihre Mitarbeiter überhaupt entsprechend ausgestattet, dass ein Betrieb auch remote aus dem Home Office möglich ist?
Der Run auf low-budget Notebooks zeigt aktuell, dass dies offensichtlich in vielen Unternehmen nicht der Fall ist.
Klären Sie, ob eine “bring your own device” Strategie denkbar ist, überlegen Sie gut, ob low-budget Notebooks der richtige Weg für Ihr Unternehmen sind, oder ob eventuell NUC mini PCs eine bessere Wahl darstellen, die sich im gleichen Kostensegment bewegen, aber wesentlich flexibler sind. Denken Sie längerfristig…!

Wir gehen davon aus, dass sich die aktuelle Situation nicht kurzfristig ändern wird, es ist daher davon auszugehen, dass sich die Art wie wir auch zukünftig arbeiten, durch die momentane Situation massiv verändern wird. Das Arbeiten aus dem Home Office  wird wohl weiterhin ein fester Bestandteil unseres zukünftigen Arbeitens werden.

Software
Im Softwareumfeld ist die Bestands-/ und Anforderungsanalyse natürlich genau so wichtig.
Je nach Ergebnis der Analyse werden Sie schnell erkennen, ob Sie eher einen best-of-breed Ansatz verfolgen sollten, oder besser mit einer all-in-one Lösung fahren.
Vielleicht fehlen Ihnen nur einige Bausteine? Dann ist der best-of-breed Ansatz wahrscheinlich sinnvoller. Fehlen Ihnen diverse Bausteine? Dann ist vermutlich der all-in-one Ansatz zielgerichteter und kostenneutraler.

Eine generelle Aussage ist hierzu leider nicht möglich, da jedes Unternehmen anders arbeitet und unterschiedlich für die Herausforderungen aufgestellt ist.

Arbeitet das Unternehmen z.B. bereits mit Microsoft Produkten, kann die Nutzung der Microsoft365 (ehemals Office365) Umgebung durchaus sinnvoll sein, um benötigte Bausteine schnell zu etablieren und auch eine zentrale, bekannte Verwaltung sicherzustellen. Eine ähnliche Zentralisierung und Bündelung von Bausteinen könnte aber auch z.B. über die G-Suite von Google erreicht werden.

Wie Sie sehen, gibt es leider keine Pauschallösung, denn jedes Unternehmen ist strukturell unterschiedlich ausgerichtet.

IT Sicherheit
Natürlich Bedarf es auch eines anderen Sicherheitskonzeptes für das störungsfreie und sichere Arbeiten aus dem Home Office.
VPN Strukturen sind hier nur ein offensichtliches Mittel, darüber hinaus sind aber auch Berechtigungskonzepte und Zugriffskontrollen unabdingbar.

Wir sind Ihnen gerne behilflich, wenn Sie Unterstützung bei der Analyse, Planung und Umsetzung/Implementierung benötigen.
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